Quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp
Nội dung
Họp báo là sự kiện được doanh nghiệp tổ chức để quảng bá cho việc ra mắt sản phẩm mới, khánh thành văn phòng, showroom, lễ hợp tác chiến lược… Event này mang đậm tính chất báo chí truyền thông nên sức lan tỏa của nó sẽ rất lớn và cũng kéo theo công tác chuẩn bị hết sức công phu. Sau đây, Kỷ Nguyên sẽ chia sẻ các bước cơ bản để tổ chức một buổi họp báo thành công:
1. Xác định mục đích và mục tiêu của buổi họp báo:
Xác định mục đích của buổi họp báo sẽ giúp bạn lựa chọn được đúng concept cũng như thông điệp truyền thông truyền tải qua buổi họp báo đó.
Bạn đang đọc: Quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp
Ngoài việc xác đinh mục tiêu thì tiềm năng của buổi họp báo cũng cần được xác lập một cách rõ ràng. Như vậy bạn mới hoàn toàn có thể thuận tiện nhìn nhận và đo lường và thống kê được mức độ hiệu suất cao của sự kiện sau khi kết thúc. Chẳng hạn như số cơ quan báo chí truyền thông tham gia, số tin bài được đăng, số lượng người mua tiềm năng tiếp cận được thông tin trải qua họp báo, …
2. Xác định thời gian, thời lượng buổi họp báo:
Sự kiện họp báo nên được tổ chức vào buổi sáng, tránh buổi tối, ngày nghỉ, đợt nghỉ lễ, Tết. Bởi nếu diễn ra vào buổi sáng, những cơ quan báo chí truyền thông hoàn toàn có thể thực thi đăng tin ngay trong ngày sau khi sự kiện kết thúc, điều này sẽ bảo vệ tính thời sự, tin tức nóng giãy về sự kiện. Bên cạnh đó, về mặt tâm ý những nhà báo muốn tham gia những sự kiện vào ngày thao tác trong tuần để dành thời hạn cuối tuần cho mái ấm gia đình và đời sống riêng tư .
Lưu ý thêm rằng, thời lượng diễn ra chương trình cũng không nên quá dài, dễ dẫn tới sự lan man và gây nhàm chán, mỏi mệt cho khách mời. Ngược lại cũng không nên quá ngắn khiến khách tham gia không chớp lấy hết được nội dung, thông điệp sự kiện muốn truyền tải. Thời lượng một buổi họp báo nên lê dài từ 90 đến 120 phút là hài hòa và hợp lý .
3. Lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo:
Họp báo cần được tổ chức ở những khu vực sang trọng và quý phái, thoáng rộng vậy nên TT hội nghị hoặc phòng họp ở khách sạn là những khu vực rất thích hợp. Những khoảng trống này hoàn toàn có thể bảo vệ tốt về bảo mật an ninh, về chất lượng âm thanh ánh sáng thiết yếu cho họp báo. Ngoài ra thì những khu vực này cũng thuận tiện tìm kiếm, thuận tiện cho việc tiếp cận, lôi cuốn công chúng .
4. Lên danh sách khách mời, các cơ quan báo chí:
Họp báo không thể thiếu các cơ quan báo chí, việc lựa chọn các cơ quan báo chí phải tùy thuộc vào quy mô, tính chất của sự kiện hay tin tức. Sau khi xác định được khách mời thì tiến hành gửi thông cáo báo chí đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân và xác nhận tham dự. Tỉ lệ khách xác nhận tham dự càng cao thì chứng tỏ sự kiện của bạn càng thu hút và thành công.
5. Lựa chọn MC:
Trong mọi sự kiện, MC luôn đóng một vai trò quan trọng đó là dẫn dắt hàng loạt quy trình diễn ra sự kiện. MC cho họp báo cần phải tương thích với đặc thù của sự kiện công bố, nắm rõ được nội dung truyền đạt trong buổi họp báo. Đặc biệt, MC phải thực sự nhạy bén, biết ứng phó, giải quyết và xử lý những trường hợp xấu hoàn toàn có thể xảy ra .
6. Xin giấy phép tổ chức họp báo:
Đây là một bước rất quan trọng trong tiến trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp, chuyên nghiệp. Rất nhiều sự kiện họp báo vì không xin giấy phép dẫn tới phải hủy bỏ cả chương trình dù thời hạn khởi đầu sự kiện đã đến cận kề .
7. Đảm bảo an toàn, an ninh trong suốt sự kiện:
Trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra, ban tổ chức cần kiểm tra kỹ về kĩ thuật, khâu đón rước, bảo mật an ninh cũng như kiến thức và kỹ năng ứng phó trong buổi họp báo. Khi phát hiện ra sự cố phải kịp thời khắc phục và có giải pháp giải quyết và xử lý để không tác động ảnh hưởng đế chất lượng sự kiện .
8. Tổng hợp, đánh giá kết quả:
Ban tổ chức chương trình cần triển khai họp nhìn nhận tác dụng cũng như đúc rút kinh nghiệm tay nghề sau buổi họp báo .
Gửi lời cảm ơn đến các khách mời, cơ quan báo chí đã đến tham dự sự kiện.
Xem thêm: OneHub Saigon
Theo dõi lịch trình phát sóng, đăng tin bài để tổng hợp lại và thông tin cho những bên tương quan cùng theo dõi .
Trên đây là quy trình tổ chức một sự kiện họp báo chuyên nghiệp. Với hơn 20 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Kỷ Nguyên đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện họp báo cho các doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước. Chúng tôi chắc chắn sẽ khiến bạn hài lòng bởi sự phục vụ tận tình, chu đáo và chuyên nghiệp.
Tags
- Advertising
- Blogs
Chia sẻ
Source: https://vietartproductions.com
Category: Sự kiện ảo